¡Qué pronto pasó el verano! Acabamos de guardar las chanclas en el armario y ya nos encontramos en medio de la nueva temporada de congresos y reuniones. Muchos organizadores se enfrentan al reto de planificar un evento internacional en el que intervienen varios idiomas.
La clave para un evento exitoso reside en garantizar una comunicación clara y precisa, independientemente del idioma que hablen los ponentes y los asistentes. Aquí es donde nuestros
servicios de traducción simultánea marcan la diferencia.

Tiempo de lectura: 4 minutos

Presencial, virtual o híbrido: ¿cuál es el mejor formato?

El formato presencial con los ponentes y el público reunidos en la misma ubicación y con cabinas de traducción instaladas en la sala es el más clásico y se sigue usando en muchos eventos. Es el menos complejo desde el punto de vista técnico. Como alternativa existen las reuniones puramente virtuales. Su principal ventaja es la económica, pues todos los participantes se conectan a través de plataformas de videoconferencia y no se necesitan desplazamientos. Junto a los formatos presencial y virtual existen múltiples formatos híbridos: desde ponentes que intervienen vía videoconferencia en un evento presencial hasta intérpretes que trabajan desde un estudio en otra ubicación, pasando por eventos que se transmiten vía streaming y pueden ser seguidos desde cualquier lugar que esté conectado a Internet. El formato más idóneo es el que mejor se adapta a las características y al presupuesto de la reunión en cuestión.

¿Cuántos intérpretes hacen falta?

En la traducción simultánea se necesitan siempre dos intérpretes por idioma. Es un trabajo que requiere una preparación especial y un alto grado de concentración, por lo que los intérpretes suelen turnarse en sus intervenciones para que su discurso tenga siempre la claridad esperada. Si trabajara un único intérprete, solo podría cubrir intervenciones muy breves de menos de 60 minutos. Por lo tanto, en una jornada con interpretación simultánea de inglés y de francés, se necesitan cuatro intérpretes: dos de inglés y dos de francés.

¿Qué equipos técnicos se usan en los eventos con interpretación simultánea?

En los eventos presenciales, los intérpretes realizan su trabajo en la misma sala desde unas cabinas insonorizadas. Cada cabina está equipada con dos pupitres con micrófonos y auriculares (uno para cada intérprete). El público escucha la traducción a través de unos receptores con auriculares. Además de las cabinas y los receptores, se necesitan otros elementos técnicos para conectar la interpretación con el sonido de la sala.

En las reuniones virtuales, los intérpretes se conectan a través de la plataforma de videoconferencias que se haya elegido para el evento. Algunas plataformas disponen de módulos de interpretación. Estos módulos facilitan a los usuarios la elección libre del idioma que deseen escuchar en cada momento. También permiten la cooperación y la coordinación entre los intérpretes que es especialmente importante en los eventos multiidioma. No todas las plataformas ofrecen unas condiciones idóneas para la traducción simultánea. Consultar con la empresa de interpretación antes de tomar la decisión evita problemas.

¿Por qué es tan importante la calidad del sonido?

Los intérpretes solo pueden interpretar si escuchan correctamente. Por eso, es fundamental contar con equipos de sonido que ofrezcan la calidad necesaria. Las empresas especializadas en interpretación informan acerca de los requisitos técnicos y proporcionan los equipos de sonido adecuados para la interpretación simultánea.

¿Dónde ubicar las cabinas de traducción en una sala?

En una interpretación simultánea presencial se necesitan cabinas de traducción (una por idioma). Las grandes salas de los centros de congresos suelen disponer de cabinas fijas, pero si ese no fuera el caso, existe la opción de instalar cabinas portátiles. Lo más importante es que los intérpretes tengan siempre una buena visibilidad de la mesa de presidencia y de las pantallas, independientemente del emplazamiento de las cabinas.

Si se instalan cabinas portátiles, es importante buscar el espacio más adecuado. Las cabinas suelen colocarse al fondo de la sala o, si la propia distribución de la sala no permite otra ubicación, en un lateral (por ejemplo, en salas con butacas fijas). En salas muy pequeñas en las que no es posible instalar cabinas, estas se pueden colocar fuera de la propia sala.

¿Quién supervisa el funcionamiento de los equipos técnicos?

Junto con los equipos de interpretación simultánea es necesario contar con un servicio de asistencia técnica. El personal técnico no solo se encarga de instalar los equipos, sino que supervisa constantemente la calidad del sonido y el correcto funcionamiento de todos los elementos durante el evento con el fin de garantizar un servicio de calidad sin interrupciones. Las empresas especializadas en interpretación simultánea ofrecen este servicio con todas las garantías.

¿Qué puedo hacer como cliente para optimizar la calidad de la interpretación?

Lo más importante que puede hacer la organización es ponerse en contacto con la empresa de traducción es facilitar con la suficiente antelación toda la información disponible sobre el evento. Así podremos asesorar sobre la mejor configuración de la reunión, garantizar la disponibilidad de intérpretes, técnicos y equipos y estimar los costes. El programa del evento e incluso las intervenciones o proyecciones que vayan a utilizar los ponentes podrán facilitarse unos días antes del evento. Disponer con antelación de cualquier información sobre horarios, formato de las intervenciones y temas tratados permite a los intérpretes estudiar las ponencias y preparar su trabajo con detalle para que su discurso sea fluido, preciso y llegue con claridad al oyente.

¿Cómo ahorrar costes en la interpretación simultánea?

Existen varios factores que influyen en los costes de una interpretación y que conviene tener presentes en todas las fases de la planificación y preparación:

  • La planificación: preparar un evento con antelación permite ahorrar costes porque tanto los intérpretes como las empresas de sonido llenan sus agendas con meses de antelación. Contratar a corto plazo puede acarrear problemas de disponibilidad que acabarán repercutiendo en los costes.
  • La elección del formato: En función de las características de la reunión y el presupuesto disponible se busca el formato que mejor se adapta.
  • La sala: si la reunión es presencial o híbrida, es fundamental elegir una sala debidamente equipada, con el material en buen estado y con personal técnico disponible evitar problemas. Si la sala tiene cabinas de traducción instaladas, no será necesario alquilar estos equipos por separado.
  • La configuración del programa: los servicios de interpretación se suelen facturar por jornadas completas y medias jornadas. Los equipos técnicos se alquilan por días. En eventos de varios días, planificar las intervenciones que requieran traducción de modo que coincidan en el mismo día permite reducir considerablemente el coste de la interpretación.
  • Los idiomas: no siempre es necesario ofrecer interpretación en varios idiomas. Muchos ponentes extranjeros están acostumbrados a dar sus conferencias en inglés o francés.
  • El asesoramiento: una empresa especializada en interpretación simultánea siempre ayuda a reducir costes, ya que ofrece soluciones a medida, evita sobrecostes y se hace cargo de la coordinación de todos los aspectos.

Confía en los expertos para asegurar el éxito de tu próximo congreso o reunión internacional.
Deja que nosotros nos encarguemos de todo lo relacionado con la traducción, para que tú puedas enfocarte en lo que realmente importa: ofrecer contenido valioso y memorable a tus asistentes. Además, te acompañamos desde el minuto uno de la planificación hasta el final del evento para que todo salga perfecto.

¡Pide ya el presupuesto para tu evento!

¿Quieres saber más? Consúltanos o pide tu presupuesto ahora.